Chiudere la trattativa e solo meta del lavoro. L'altra meta, spesso sottovalutata, e ritrovare quel preventivo firmato quando serve: a distanza di mesi, in caso di contestazione, per un controllo o semplicemente per ricostruire cosa era stato concordato. Nelle PMI i documenti firmati finiscono dispersi tra mail, cartelle condivise e faldoni. La gestione ordinata dei preventivi firmati e un problema concreto.
Il caos dei documenti firmati
Quando la firma passa per la carta e per la posta elettronica, il documento finale rischia di esistere in piu versioni e in nessun posto preciso. Quando poi ti serve, parte la caccia al file.
- La scansione firmata e in una mail che nessuno ritrova.
- Esistono piu versioni del documento e non si sa quale sia quella valida.
- Il faldone cartaceo e in archivio, lontano da chi serve.
- Ricostruire cosa e stato firmato richiede tempo prezioso.
Preventivi firmati sempre al loro posto
Con il modulo Firma FEA di Processi.Cloud, il preventivo firmato non e un allegato volante: e parte integrante del sistema. Una volta che il cliente firma online, il documento completato resta collegato alla trattativa e al cliente, pronto da ritrovare in qualsiasi momento.
Cosa significa per la tua azienda
- Ogni preventivo firmato e associato al cliente e all'offerta corrispondente.
- Non devi cercare in mail o cartelle: il documento e gia dove lavori.
- La versione firmata e una sola e univoca, senza duplicati ambigui.
Un documento firmato che non riesci a ritrovare quando serve e come se non l'avessi mai fatto firmare.
Domande frequenti
Dove finisce il preventivo dopo la firma?
Il documento firmato resta collegato alla trattativa e al cliente all'interno di Processi.Cloud, senza bisogno di archiviarlo manualmente altrove.
Posso ritrovare i preventivi firmati a distanza di tempo?
Si. Restando associati al cliente e all'offerta, i documenti firmati sono consultabili quando ti servono, anche dopo mesi.
Rischio di avere piu versioni dello stesso documento?
Il documento firmato e quello completato dal cliente online, riducendo il rischio di copie multiple e versioni contrastanti.
Se sei stanco di rincorrere i preventivi firmati tra mail e cartelle, prova il modulo Firma FEA di Processi.Cloud: ogni documento firmato resta ordinato, collegato al cliente e pronto da consultare.